История, которую слышу чаще всего в разговорах про обмен с маркетплейсами. Звучит она так: «заказы приезжают нормально, а вот отгрузки создаются не всегда, и мы каждое утро проверяем руками».
Проверка руками занимает пятнадцать минут в день. За год это две рабочие недели, потраченные на сверку двух списков. Разберу, почему документ теряется и в какой момент.
Как это устроено на самом деле
Заказ и отгрузка это два разных документа и два разных механизма.
Заказ приезжает снаружи: площадка сообщает о новом заказе, обмен создает в 1С документ заказа и проводит его. Здесь все просто, событие пришло, документ появился.
Отгрузка создается изнутри 1С, по факту проведения заказа. То есть она не приезжает с площадки, а рождается как реакция на ваш собственный документ.
Отсюда главное следствие: если заказ не проведен, отгрузки не будет. Не потому что обмен сломался, а потому что событие, на которое он подписан, не наступило.
Четыре места, где обрывается цепочка
Заказ создан, но не проведен. Самая частая причина. Документ лежит черновиком, потому что при проведении не хватило чего-то в учете: нет цены для типа цен, нет договора, нет остатка при жестком контроле. Заказ вы видите, отгрузки нет, и связи между этими фактами на первый взгляд никакой.
В документе не хватает обязательного реквизита. В КА 2 и ERP заказ не проведется без Организации. Если у вас несколько юрлиц и правило подстановки не задано, часть заказов будет вставать. Именно часть, а не все, что и делает поиск причины долгим.
Конфигурация другая, чем вы думаете. В Бухгалтерии 3.0 заказа покупателя нет, его роль играет счет на оплату, и отгрузка создается на основании счета. Если процесс описан в терминах УТ, а работаете вы в БП, ищете вы не тот документ.
Отгрузка настроена режимом «раз в день». В КА 2 и ERP так делают намеренно, чтобы не плодить документы по каждому заказу. Тогда утренняя проверка ничего не найдет просто потому, что время еще не пришло.
Что делать вместо ежедневной сверки
Смотрите не на отгрузки, а на непроведенные заказы. Это тот же самый список, но найденный по причине, а не по следствию. Отбор в журнале заказов по признаку «не проведен» показывает ровно те случаи, которые вы ищете руками, и показывает их сразу.
Разберите первые пять случаев до конца. Не «перепровести и забыть», а понять, чего не хватило. Почти всегда выясняется, что причина одна и та же: не заполнен договор, нет цены, не задана организация. Одна настройка закрывает весь список.
Проверьте, что обмен сообщает об ошибке. Молчаливый пропуск это худший вариант: заказ не создался, никто не узнал. У нас каждое обработанное событие подтверждается обратно, и неподтвержденные видны отдельным списком, а не теряются. В любом решении стоит выяснить, что происходит с событием, которое не удалось обработать: оно повторится, попадет в очередь ошибок или исчезнет.
Договоритесь, что считается нормой. Если отгрузки идут раз в день, утренняя проверка бессмысленна. Если по каждому заказу, то задержка больше пары минут это уже сигнал. Без этого решения любая сверка превращается в ритуал.
Что в итоге
Ежедневная сверка двух списков это не работа, а симптом. Она означает, что где-то в цепочке событие теряется молча. Найти место обрыва можно за один вечер, а сверять руками можно годами.
Как устроены заказы и отгрузка по каждой конфигурации 1С, с документами и условиями проведения: Заказы и отгрузка.