Инструкция для тех, кто каждую неделю выгружает продажи из 1С в Excel, чтобы построить сводную и отправить ее в общий чат.
Задача выглядит мелкой, поэтому ее годами делают руками. Разберу, что нужно решить до настройки, чтобы потом не переделывать.
Шаг 1. Решить, какие данные выгружать
Не «все», а конкретные наборы. Обычно нужен один или два из четырех:
- продажи - что и на сколько продано за период;
- остатки - сколько чего лежит на складах сейчас;
- заказы с маркетплейсов - отдельно от общих продаж, потому что вопросы к ним другие;
- оплаты - когда и сколько денег пришло.
Смешивать их на одном листе не стоит. У каждого набора своя частота обновления и свои столбцы, а сводная по слепленной таблице потом не строится.
Шаг 2. Проверить, что нужный набор доступен в вашей конфигурации
Здесь чаще всего и возникает сюрприз. Данные лежат в разных регистрах, и не все наборы есть везде.
| Набор | УТ 11 | УНФ | КА 2 и ERP | БП 3.0 |
|---|---|---|---|---|
| Продажи | есть | есть | есть, с фильтром по организации | из бухгалтерского учета, без разреза по складам |
| Остатки | есть | есть | есть, с фильтром по организации | недоступны |
| Заказы маркетплейсов | есть | есть | есть | есть |
| Оплаты | есть | есть | есть | есть |
Два практических следствия.
Если у вас БП 3.0, выгрузить остатки в привычном виде не получится: складского разреза в бухгалтерском учете нет. Продажи выгрузятся, но тоже без детализации по складам. Это ограничение конфигурации, а не инструмента.
Если у вас КА 2 или ERP и несколько юрлиц, в выгрузке обязательно должен стоять фильтр по организации. Без него в таблицу попадут данные всех юрлиц разом, и первые же цифры не сойдутся с отчетностью.
Шаг 3. Определить период и частоту
Три варианта, и выбирать надо честно.
Раз в сутки ночью. Подходит для продаж и оплат: за прошедший день данные уже не меняются. У нас выгрузка идет ежедневно в 06:00, до начала рабочего дня.
По кнопке. Подходит, когда отчет нужен нерегулярно и под конкретный вопрос.
Чаще раза в час. Почти всегда не нужно. Если кажется, что нужно, проверьте, не пытаетесь ли вы построить в таблице оперативный дашборд. Для этого таблица плохой инструмент, и упретесь вы не в 1С, а в саму таблицу.
Шаг 4. Учесть ограничения самой таблицы
Google Таблицы принимают до 5000 строк за один вызов. Если выгрузка больше, она режется на части, и это нормально: части пишутся последовательно в один лист.
Что из этого следует:
- Выгрузка за год одним куском - плохая идея. Не потому что не влезет, а потому что при обрыве на середине вы не поймете, докуда все хорошо. Лучше помесячно, на отдельные листы.
- Лист надо чистить перед записью. Иначе новая выгрузка ляжет поверх старой частично, и в таблице окажется смесь двух периодов. Это самая частая ошибка при самостоятельной настройке через скрипты.
- Формат чисел задается при записи. Даты и суммы, попавшие в таблицу как текст, потом не суммируются, и приходится переделывать весь лист.
Шаг 5. Договориться, кто владелец таблицы
Организационный шаг, который пропускают, а он дороже всех технических.
Таблица, созданная с личного аккаунта сотрудника, исчезнет вместе с сотрудником. Доступ на запись должен быть у служебного аккаунта, а сама таблица лежать в общем диске компании. Переносить настроенную выгрузку потом дороже, чем сделать так сразу.
Что в итоге настраивается один раз
Набор данных, период, лист, расписание. После этого таблица обновляется сама, а сводные и графики, построенные поверх нее, продолжают работать: для них меняются только данные, а не структура.
Как это настраивается у нас, с наборами данных по каждой конфигурации 1С и с расписанием: Выгрузка данных из 1С в аналитику.